Lokalråd Fladså

Vedtægter for Lokalråd Fladså

1 Lokalrådets navn og hjemsted

Stk. 1. Lokalrådets navn er Lokalråd Fladså

Stk. 2. Lokalrådets hjemsted er Næstved Kommune

2 Lokalrådets formål

Stk. 1. Lokalrådets formål er at styrke lokaldemokrati og sikre den lokale forankring af udviklingen i lokalområdet ved:

at virke for områdets samlede interesser og være brobygger imellem kommune og borgere, hvor der er behov
at samarbejde med kommune og andre aktører om at skabe lokal udvikling
at skabe netværk, synergi og samarbejde lokalt
Stk. 2. Lokalrådet har sit virke i området Mogenstrup og Omegn og omfatter:

Mogenstrup, Myrup, Hammer, Hammer-Torup, Ring, Blangslev, Lov, Vester Egesborg, Næstelsø, Brandelev samt Bonderup.

Stk. 3. Lokalrådet udfører og inddrages i behandling af sager, som angivet i bilag 1: Formål med lokalråd og samarbejde med Næstved Kommune.

3 Lokalrådet medlemmer

Stk. 1. Lokalrådet består af 5-9 medlemmer (ulige antal) plus 1-2 suppleanter og 1 revisor og 1 revisorsuppleant. Lokalrådet sammensættes så varieret som muligt på geografi, køn, alder mv.

Lokalrådsmandaterne er 2-årige med 2 eller 4 på valg i lige år og 2, 3 eller 5 på valg i ulige år.

Suppleanter og revisorer vælges ved generalforsamlingen.

Genvalg kan finde sted.

Stk. 2. Valg af medlemmer og suppleanter til Lokalrådet sker ved håndsoprækning med mindre én eller flere kræver skriftlig afstemning.

Stk. 3. Lokalrådsmedlemmer kan efter eget ønske udtræde af rådet.

4 Generalforsamling

Stk. 1. Lokalrådet medlemmer vælges på en generalforsamling, der afholdes hvert år inden udgangen af 1. kvartal.

Generalforsamlingen indvarsles i digitale medier med 3 ugers varsel lokalt på egnede lokationer og på lokalrådets hjemmeside.

Indvarslingen sker med følgende dagsorden:

Valg af dirigent
Valg af referent
Godkendelse af dagsorden
Valg af stemmetællere
Formandens beretning – og godkendelse
Kassererens beretning – og godkendelse af regnskab
Godkendelse af budget
Indkomne forslag
Valg af lokalrådsmedlemmer – jf. stk. 5
Valg af suppleanter
Valg af revisor
Eventuelt
Stk. 2. Forslag til generalforsamlingen skal være formanden i hænde senest 10 dage før generalforsamlingen.

Stk. 3. Borgere, der har bopæl i Lokalrådets geografiske område og er 15 år eller derover er stemmeberettiget til generalforsamlingen og kan lade sig opstille som kandidat til lokalrådet på generalforsamlingen.

Stk. 4. Generalforsamlingen træffer beslutninger ved almindeligt stemmeflertal. Hvis lokalrådet, dele heraf eller en fremmødt ønsker det, foretages skriftlig afstemning.

Stk. 5. Formand og kasserer vælges direkte af generalforsamlingen, således at disse ikke er på valg det samme år. Bestyrelsen fastsætter sin forretningsorden. Konstitueringen offentliggøres i lokale medier, på hjemmeside og på Næstved Kommunes hjemmeside (Nyt fra Næstved).

5 Lokalrådets arbejde

Stk. 1. Der indkaldes digitalt til lokalrådets møder med mindst 14 dages varsel. Indkaldelser offentliggøres med samme varsel på lokalrådets hjemmeside. Forslag, der ønskes behandlet i lokalrådet, skal være indkommet senest 10 dage før mødets afholdelse. Dagsordener for lokalrådsmøder offentliggøres minimum 4 dage før afholdelse af møde. Der føres beslutningsreferat ved møderne.

Dagsordener og referater offentliggøres på Lokalrådets hjemmeside.

Stk. 2 Lokalrådet er forpligtet, i den udstrækning det er muligt, til at give løbende orientering om rådets arbejde til borgerne i området gennem lokale medier, der minimum dækker lokalrådets geografiske område, beboerblad, hjemmeside eller lign.

Stk. 3 Kassereren er pligtig til at give en oversigt over lokalrådets økonomi på anmodning fra borgere i lokalrådets geografiske område. Det reviderede regnskab fremlægges på generalforsamlingen. Lokalrådets regnskab følger kalenderåret.

Stk. 4. Lokalrådet har pligt til at indkalde til borgermøde på skriftlig begæring fra mindst 50 borgere, senest en måned fra modtagelse af begæringen.

Stk. 5. Lokalrådet har pligt til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling, på skriftlig begæring fra mindst 50 borgere, senest en måned fra modtagelse af begæringen.

Stk. 6. Alle afgørelser i lokalrådet sker ved stemmeflertal. Rådet er kun beslutningsdygtigt, når over halvdelen af medlemmerne er til stede. I tilfælde af stemmelighed kan forslaget genoptages. Ved genoptagelse tæller formandens stemme dobbelt ved afstemningen.

Hvis et medlem af lokalrådet ønsker det, foretages skriftlig afstemning.

6 Tegningsregler og hæftelse mellem bestyrelsesmøderne

Stk. 1. Lokalrådet tegnes af formanden.

Bestyrelsen kan godkende, at formand og kasserer kan råde over dankort og netbank til foreningens bankkonti hver for sig.

Ved økonomiske dispositioner over kr. 1000,- kræves dog underskrift af formand og kassere i forening.

Stk. 2. Der påhviler ikke lokalrådets medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler lokalrådet.

7 Vedtægtsændringer

Stk. 1. Ændringer i vedtægter kan kun vedtages af generalforsamlingen, når mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for ændringen. Vedtægtsændringer skal godkendes af Næstved Kommune.

8 Opløsning

Stk. 1. Lokalrådet kan kun opløses af to på hinanden følgende ekstraordinære generalforsamlinger, der begge er indkaldt med denne sag på dagsordenen. Opløsning kan ske, når mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for opløsning af lokalrådet.

Stk. 2. Ved opløsning tilfalder Lokalrådets aktiver et almennyttigt formål i lokalområdet. Den sidste ekstraordinære generalforsamling tager ved stemmeflertal bestemmelse om anvendelse af lokalrådets midler.

Lokalrådets virkeområde

Vedtaget på den Stiftende Generalforsamling den 2. november 2010

Ændret på ordinær generalforsamling den 21. marts 2018

Ændret på ordinær generalforsamling den 10. september 2020

Ændret på ordinær generalforsamling den 21. juni 2021

Ændret på ordinær generalforsamling den 29. februar 2024.

Bilag 1: Formål med lokalråd og samarbejdet med Næstved Kommune

Lokalrådenes vedtægter, formål og organisering

Lokalrådene er organiseret som frivillige foreninger og oprettes på initiativ af borgere, understøttet af Næstved Kommune. På kommunens hjemmeside findes standardvedtægter, som lokalrådene kan tage udgangspunkt i.

For at modtage økonomisk tilskud som lokalråd, samt opnå ret til at blive inddraget som lokalråd, skal vedtægter og lokalområdeafgrænsning for de enkelte lokalråd være godkendt af Næstved Kommune. Af praktiske grunde kan der kun være ét lokalråd i et geografisk område.

Næstved Kommune fører, i kraft af det kommunale tilskud, tilsyn med lokalrådene via referater fra lokalrådenes generalforsamlinger. Lokalrådene skal derfor hvert år lægge referat fra generalforsamlingen inkl. bilag eller, alternativt, aktivitetsbeskrivelse og årsregnskab tilgængeligt på lokalområdehjemmesiderne.

Lokalrådenes formål er at styrke lokaldemokrati og sikre den lokale forankring af udviklingen i lokalområderne ved:

• at virke for områdets samlede interesser og være brobygger imellem kommune og borgere, hvor der er behov
• at samarbejde med kommune og andre aktører om at skabe udvikling lokalt
• at skabe netværk, synergi og samarbejde lokalt

Lokalrådenes vedtægter og information om bestyrelsessammensætning offentliggøres på lokalrådenes hjemmesider. Kontaktoplysninger til lokalrådsformænd findes på kommunens hjemmeside.

Næstved Kommunes understøtter lokalrådsarbejdet, bl.a. igennem

• at bistå ved oprettelse af lokalråd
• demokratikurser for lokalrådsmedlemmer, der har til formål at klæde medlemmer på til arbejdet i lokalrådene

1. Indsigt i det politiske system, byråd, udvalg og udvalgsbetjening
2. Introduktion til kommunens centre og fagområder
3. Indsigt i processer med kommuneplanstrategi og kommuneplan
4. Indsigt i kommunens myndighedsfunktion
5. Samarbejde lokalrådene imellem
6. Samarbejde nationalt

• at understøtte lokale områdehjemmesider
• at samarbejde med lokalrådene om at lave lokale udviklingsplaner (LUP)
• at arrangere ’lokalområdernes stormøde’ i samarbejde med lokalrådene
• at støtte hvert lokalråd med et fast årligt beløb (2019-tal: 10.000 kr.

Næstved Kommune ønsker at:

• involvere lokalrådene så tidligt som muligt i forbindelse med tiltag,
• beslutninger og projekter, der vedrører lokalområdet
• informere lokalrådene så tidligt som muligt ved væsentlige tiltag og
• projekter, hvor borgerindflydelse ikke er muligt
• skabe klarhed og forventningsafstemning med lokalrådene om, hvad der
• ligger fast, hvad der kan påvirkes, og hvordan det vil være hensigtsmæssigt
• at involvere i en given sammenhæng
• koordinere dialog og samarbejde med lokalrådene internt imellem
• kommunens medarbejdere, centre og politiske udvalg
• understøtte, når der er lokalråd og borgere, der vil skabe udvikling lokalt
• gøre det nemt for lokalrådene at bidrage med viden, indsigt og ideer
• respektere lokalrådenes rolle som bindeled til borgerne

Anbefalinger for samarbejdet

Tre væsentlige elementer i samarbejdet imellem Næstved Kommune og lokalrådene skal her nævnes:

1) Udmøntning af politiske programmer

For at lokalrådene kan sætte lokalområderne ind i en større sammenhæng og understøtte kommunens mål og visioner, er det vigtigt at lokalrådene involveres i den konkrete udmøntning af den vedtagne politik eller strategi.

2) At gribe ting der kommer nedefra

Borgernes engagement er af uvurderlig værdi for at udvikle hele kommunen.

Derfor skal det være nemt at tage frivillige initiativer. Initiativkraften skal understøttes af:

• at det skal være nemt at komme i kontakt med de rette i kommunen
• koordinering og samarbejde på tværs af kommunens fagområder og medarbejdere
• mulighed for hjælp og rådgivning til f.eks. myndighedsansøgninger, fundraising, organisering og samarbejde.

3) At kende hinanden

Den personlige kontakt er vigtig for et smidigt samarbejde. Derfor bør dét at lære hinanden at kende prioriteres i tilrettelæggelsen af arrangementer og møder m.m.

Anbefalinger til en god dialog

• Både lokalråd, politikere og administration opsøger aktivt dialogen. Tidlig
  kontakt gavner forståelsen og giver reel indflydelse.
• Begge parter har et ansvar for at give og modtage information, og for at
  holde et højt informationsniveau
• Den direkte dialog imellem Næstved Kommune og lokalrådene tilstræbes
  Kommunikation og samarbejde er baseret på gensidig tillid og respekt og
  finder sted i en saglig og respektfuld tone
• Der tages af begge parter aktiv stilling til, hvilken kanal der er den mest
  egnede til det konkrete formål (tlf., mail, personligt møde m.m.)

Møder imellem lokalrådene og Næstved Kommune

Møder der understøtter samarbejdet imellem Næstved Kommune og lokalrådene:

 Lokalråd Fladså

Forretningsorden - 22. november 2010

Konstituering:

På førstkommende møde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig i øvrigt med:

• Næstsformand
• Sekretær

Ny konstituering skal desuden finde sted, når et eller flere medlemmer udtræder af rådet.

Rådsmøder:

Rådet holder møde 4 gange om året eller oftere, hvis 2 eller flere rådsmedlemmer ønsker det.

Mødedatoer fastsættes så vidt muligt på det førstkommende rådsmøde efter generalforsamlingen for det kommende år.

Den valgte suppleant deltager i rådsmøder uden stemmeret. Dagsorden for Rådsmødet indledes med følgende punkter:

• Godkendelse af dagsorden
• Nyt fra Formanden
• Nyt fra Kassereren

Herefter kommer sager til behandling på mødet.

Indkaldelse til rådsmøder:

Formanden/sekretæren indkalder til rådsmøder efter nedenstående retningslinjer.

Indkaldelse til rådsmøder sker med mindst 2 uges skriftlig eller telefonisk varsel. Ekstraordinære punkter kan optages på dagsorden ved mødet begyndelse, hvis et eller flere rådsmedlemmer ønsker det.

Mødeledelse:

Formanden eller i dennes fravær næstformanden leder møderne.

Referater:

Hvis et rådsmedlem ønsker at give udtryk for uenighed i flertallets beslutninger eller holdninger, kan rådsmedlemmet kræve, at dette indføres i referatet. Referat optages af sekretæren og godkendes af mødelederen. Så vidt muligt skal referatet sendes til rådsmedlemmer senest 10 dage efter mødets afholdelse.

Referatet sendes pr. e-mail (og alm. post) til rådets medlemmer.

Formanden:

Formanden forestår den daglige ledelse af Lokalråd Fladså og er kontakt til medier, myndigheder og råd. Formanden sørger for, at de øvrige rådsmedlemmer løbende orienteres.

I sager af væsentlig betydning konfererer formanden dog altid med bestyrelsen.

Til formanden ydes et omkostningstillæg på kr. 100 pr. måned til dækning af telefonudgifter, kopipapir og printerpatroner. Beløbet udbetales hvert år umiddelbart efter generalforsamlingen.

Kassereren:

På generalforsamlingen vælges Formand og Kasserer, der i økonomiske forhold tegner foreningen.

Kassereren fremlægger hvert kvartal et driftsregnskab for bestyrelsen. Kassereren er ansvarlig for:

Kontakt til bank

Læsning af mails i e-Boks og videreformidling i fornødent omfang af post heri

Sagkyndige:

I sager, hvor rådet finder det relevant, kan sagkyndige tilkaldes, eventuelt mod betaling.

Habilitet:

Hvis et eller flere rådsmedlemmer, grundet et bestyrelsesmedlems private inhabilitet, ikke ønsker, at denne skal deltage i forhandlingerne/diskussionerne, kan bestyrelsen bestemme, at den pågældende skal udtræde af forhandlingerne/diskussionerne.

Erklærer et rådsmedlem sig, af private årsager, inhabil i en sag, skal dette ligeledes respekteres.

Honorarpolitik:

Der gives kr. 200 til ved afholdelse af rådsmøder i private hjem.

Ved afholdelse af møder, der ikke afholdes i private hjem, dækkes udgifterne efter regning.

Udgifter til kontorhold dækkes, så ingen bestyrelsesmedlemmer har udgifter ved bestyrelsesarbejdet.

Sidst ændret d. 23. maj 2023 – vedr. ændring af omkostningstillæg.